CIRCOLARE 64 DEL 29 OTTOBRE 2018

FATTURA ELETTRONICA

SINTESI MODALITA’ OPERATIVE

In sintesi

Dal 1.1.2019 tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato dovranno essere documentate tramite fattura elettronica.

Le operazioni di trasmissione e ricezione delle fatture avverranno tramite il Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate.

La nuova modalità di emissione e gestione delle fatture richiederà una maggiore informatizzazione di tutti i soggetti coinvolti. Con la circolare in oggetto vi illustriamo brevemente quali saranno i nuovi scenari possibili.

La Legge di Bilancio del 2018 ha introdotto, com’è noto, l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica (FE) a partire dal 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni fra soggetti residenti o stabiliti (l’obbligo è invece già in vigore da luglio 2018 per la cessione di gasolio e benzina per autotrazione, tranne quelle effettuate presso impianti stradali di distribuzione, nonché per i subappalti o subforniture nella filiera degli appalti pubblici).

Con provvedimento dell’Agenzia delle entrate 30 aprile 2018 sono state emanate le specifiche tecniche per l’emissione e la ricezione di dette fatture che deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dalla Sogei (lo stesso già usato per le fatture elettroniche verso la P.A.). L’impatto per gli operatori è particolarmente rilevante giacché cambierà radicalmente molte abitudini e prassi operative sia per le aziende che provvedono in proprio alla gestione degli adempimenti di fatturazione e tenuta della contabilità, sia per quelle che si affidano in tutto o in parte allo studio. Va altresì premesso che il quadro applicativo non risulta ancora del tutto completo, mancando provvedimenti e/o istruzioni per la gestione di molte operazioni particolari (autofatture omaggi/cessioni gratuite, splafonamento esportatori abituali, passaggi interni, estrazioni depositi Iva, etc.) nonché per la protocollazione delle fatture ricevute e l’integrazione di quelle in reverse charge. Ulteriori novità (attualmente al vaglio dei tecnici dell’Amministrazione finanziaria come confermato nell’audizione del 3 ottobre 2018 del direttore dell’Agenzia delle entrate), potrebbero riguardare, in logica distensiva, la definizione dei tempi di trasmissione della fattura e dell’esercizio del diritto alla detrazione.

Soggetti e operazioni interessate

Sono obbligatoriamente interessati tutti i soggetti passivi Iva (indipendentemente dai limiti dimensionali) con la sola esclusione dei contribuenti minimi e forfetari (per i quali l’uso della FE rimane facoltativo, salvo verso la P.A.) e per gli agricoltori in regime di esonero (per i quali la fattura va emessa dal cessionario ancorché non siano ancora state individuate con precisione le modalità in regime di FE). Le operazioni coinvolte sono tutte le cessioni e prestazioni di servizi oggetto di fatturazione fra soggetti residenti o stabiliti senza distinzione di attività (dalla manifattura al commercio, dagli esercenti ai professionisti). Non sono coinvolte invece le operazioni da/per l’estero (cessioni/acquisti intra, esportazioni/importazioni, servizi internazionali) oppure anche interne da/verso i non stabiliti (ancorché identificati direttamente o con rappresentante fiscale, per i quali si veda oltre la tabella) per le quali non sono obbligatorie le nuove modalità. Per dette operazioni (con facoltà di escludere le bollette doganali o quelle in fatturazione elettronica facoltativa) è prevista, invece, l’introduzione di una comunicazione dati fatture (“spesometro transfrontaliero” o “esterometro”) a scadenza mensile (dal 2019 viene invece eliminato l’attuale spesometro generale semestrale).

Il funzionamento

Il funzionamento può essere sintetizzato nei seguenti 3 punti:

1. la FE deve essere conforme al contenuto e al formato (XML) delineato nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle entrate n. 89757 del 30 aprile 2018 (i clienti che fatturano in proprio devono quindi in primis assicurarsi che i propri programmi siano implementati nel rispetto di dette specifiche e dei successivi aggiornamenti);
2. l’emittente (il contribuente o un suo intermediario incaricato) trasmette la FE al SdI tramite i canali previsti dal provvedimento (PEC, SdiCoop o SdIFtp o tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate);
3. il SdI, effettuati taluni controlli (entro un lasso temporale che può variare da pochi secondi a massimo 5 giorni), recapita le fatture al domicilio informatico scelto dal destinatario (codice destinatario o PEC destinatario); le fatture che non superano i citati controlli sono scartate dal SdI e si considerano (fin dall’origine) non emesse (con possibilità di ritrasmissione corretta – senza conseguenze sanzionatorie – se effettuata entro 5 giorni).

Cosa cambia del contenuto della fattura?

La fattura elettronica di cui al provvedimento 30 aprile 2018 contiene tutti gli elementi obbligatori attualmente noti di una fattura (cioè quelli previsti dagli articoli 21 e 21-bis, D.P.R. 633/1972), ma in formato strutturato cioè all’interno di “tag” riconoscibili in modo univoco dai vari gestionali ai fini dell’elaborazione (importazione anziché digitazione) dei dati.

Elemento fondamentale e innovativo del contenuto della fattura in analisi è, però, il domicilio elettronico del destinatario ossia il <CodiceDestinatario> oppure <PecDestinatario> che dovrà essere gestito nelle anagrafiche cliente.

Per le fatture nel settore privato non è obbligatoria (a differenza della fatturazione elettronica verso la P.A. per le quali rimangono immutate regole e procedure) l’apposizione della firma digitale, qui ammessa in via facoltativa. Il file della FE consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori (in alcuni casi come nel settore dei carburanti per il tipo di carburante o dei subappalti nella P.A. per il Cig e Cup tali dati sono obbligatori). Le specifiche consentono anche di inserire in XML degli allegati (campo attachment).

Codice destinatario (o codice SdI) a 7 caratteri

Il codice destinatario (a 7 caratteri) è rilasciato dallo SdI nel caso in cui si scelga di adottare la trasmissione e/o la ricezione delle FE attraverso i canali SdICoop o SdIFtp. Si tratta di canali di dialogo diretto con il SdI/Sogei gestiti sostanzialmente dalle software house che raccolgono dallo SdI tanto il flusso attivo quanto quello passivo delle FE legato al <CodiceDestinatario> in gestione alle stesse (difficile, per chi non è particolarmente esperto, riuscire ad attivare in autonomia detto dialogo). Attraverso specifici servizi, generalmente in ambiente cloud offerti (ovviamente a pagamento) dalle software house specializzate (web service, hub, console telematica, modulo gestione elettronica documentale, etc.), l’operatore può quindi ricevere e trasmettere da/verso il SdI (che di fatto funge da postino) le fatture elettroniche legate alla propria partita Iva. Il citato codice destinatario viene quindi fornito dalla propria software house o da quella dello studio nel caso ci si affidi, in particolare, alla tenuta della contabilità esternamente presso il commercialista.

Canale PEC e codice destinatario convenzionale “0000000”

Nel caso in cui il destinatario scelga invece il canale di recapito via pec (campo <PecDestinatario>) va comunque sempre obbligatoriamente compilato (dal punto di vista informatico) anche il campo <CodiceDestinatario> utilizzando in questo caso il codice convenzionale “0000000”. Detto codice convenzionale va utilizzato anche nel caso di fatture emesse verso privati consumatori (nel qual caso la fattura elettronica va anche consegnata in modalità cartacea) oppure per le fatture emesse verso minimi, forfetari o agricoltori in regime di esonero (ferma restando la possibilità – se dotati – di indicare il codice destinatario o la PEC).

L’imposta di bollo

Altra novità di sicuro rilievo riguarda l’applicazione dell’imposta di bollo che, nei casi in cui sia dovuta (non sono cambiate le casistiche), va assolta esclusivamente secondo la procedura di cui all’articolo 6 D.M. 17 giugno 2014 (va versata cioè con F24 – codice tributo 2501 – entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio). Si tratta quindi di compilare gli appositi campi <BolloVirutale> e <ImportoBollo> presenti nella sezione generale della FE; per l’eventuale scelta di rivalsa sulla controparte andrà comunque inserita apposita riga di addebito dei 2 euro (con natura N1 “escluso” o N2 “non soggetto”). Vanno dimenticate, quindi, le altre modalità vigenti per la fatturazione cartacea (contrassegno o assolvimento virtuale attraverso l’autorizzazione rilasciata dall’Agenzia delle entrate).

Soluzioni per la generazione delle FE

Oltre che con software e soluzioni di mercato (che devono produrre file conformi alle specifiche tecniche), le fatture elettroniche potranno essere generate (anche tramite intermediari) con i seguenti strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia delle entrate:

• una procedura web presente (già da luglio 2016) sul portale “Fatture e Corrispettivi”^[1];
• un’app per telefonini e tablet (disponibile dal 29 giugno 2018)^[2];
• un software “stand alone” per pc (disponibile dal 2 luglio 2018)^[3].

Ciò premesso, va evidenziato che le soluzioni gratuite dell’Agenzia delle entrate possono rappresentare una soluzione fruibile nel caso di soggetti con limitate esigenze (cioè con emissione di poche fatture all’anno) mentre per la gestione di grossi carichi il ricorso alle soluzioni offerte dalla propria software house appare ineludibile. Allo stato va anche segnalato che se la procedura web contiene la possibilità di gestire tutte le informazioni (campi) previste dalle specifiche tecniche (ma l’utilizzo web può non essere sempre agevole a causa di interruzioni o di caduta della linea), la prima versione del software “stand alone” presenta rilevanti carenze (manca ad esempio la possibilità di inserire le modalità di pagamento nonché, per i professionisti o gli agenti, la gestione del contributo integrativo e della ritenuta d’acconto). Lacune che, tuttavia, dovrebbero essere prossimante colmate.

I canali di trasmissione (dall’emittente al SdI)

Le FE (essendo in formato XML standardizzato), a prescindere dalla soluzione utilizzata per la generazione, potranno essere trasmesse indifferentemente attraverso uno dei seguenti servizi:

1. tramite le citate soluzioni SdICoop o SdIFtp offerte dalle software house
2. il canale web “Fatture e Corrispettivi”;
3. la stessa app utilizzata per generazione la FE;
4. via PEC all’indirizzo del SdI (ossia sdi01@pec.fatturapa.it al primo utilizzo nonché, successivamente, all’indirizzo comunicato con il primo messaggio di risposta dal SdI);

Modalità di recapito (dal SdI al destinatario)

Il destinatario riceverà la fattura tramite il canale di recapito (Codice destinatario o PecDestinatario) che avrà registrato nell’apposito servizio previsto nell’area autenticata “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate o, in mancanza, attraverso il recapito indicato nell’apposito campo (<CodiceDestinatario> o <PecDestinatario>) dall’emittente la fattura.

Quadro di sintesi della disciplina

Quadro di sintesi casistiche operative più frequenti

NB: l’indirizzo (Codice Destinatario o PEC) registrato allo SdI prevale su qualsiasi diverso codice inserito dal fornitore in fattura.

REGISTRAZIONE DEL CANALE DI RICEZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Un aspetto molto importante legato alla gestione dei nuovi obblighi di fatturazione elettronica estesi anche al settore privato è la registrazione del domicilio elettronico (“CodiceDestinatario” o “PecDestinatario”) in cui il cessionario/committente sceglie di ricevere le fatture emesse dai propri fornitori.

A tal riguardo l’Agenzia delle entrate offre la possibilità di registrare detto domicilio attraverso l’apposita funzione presente nell’area web “Fatture e Corrispettivi” (accessibile attraverso le credenziali Fisconline/Entratel, CNS o SPID). Detto domicilio, abbinato alla propria partita Iva, verrà utilizzato come prioritario dal Sistema di Interscambio (SdI) ai fini del recapito della fattura.

Tale registrazione (che può anche formare oggetto di modifiche successive) pur non essendo obbligatoria è molto importante poiché consentirà al destinatario di ricevere le fatture in detto recapito a prescindere dalle informazioni e scelte (giuste, sbagliate o successivamente modificate) indicate al fornitore e/o da questi inserite in FE. Tale funzione consente quindi al cessionario/committente di non dover rincorrere comunicazioni a tutti i propri fornitori nel caso di eventuale cambiamento del recapito (nuovo codice destinatario o nuova PEC).

La registrazione dell’indirizzo scelto può essere effettuata direttamente dal contribuente se dotato delle citate credenziali per accesso all’area autenticata “Fatture e Corrispettivi”.

Previa sottoscrizione di apposita delega diretta (vedi Figura 1), il servizio di registrazione può essere effettuato da un intermediario purché “qualificato” ai sensi dell’articolo 3, comma 3, D.P.R. 322/1998 (commercialista, consulente del lavoro, etc.). I clienti che affidano la tenuta della contabilità allo studio sono pregati di prendere contatto con lo studio per la sottoscrizione di detta delega nonché delle altre opzioni che consentiranno di consultare, acquisire e gestire attraverso l’area autenticata “Fatture e Corrispettivi” le funzioni legate alla gestione della fatturazione elettronica.

Figura 1 – Delega diretta al commercialista (modello allegato al provvedimento Agenzia delle entrate 13 giugno 2018)

A differenza di altri servizi attinenti la fatturazione elettronica (ad esempio la trasmissione) tale servizio non può essere delegato invece ad altri intermediari come ad esempio le software house.